01 — Kostenstelle
10–15 h / Woche
pro Mitarbeiter — Routinearbeit
Stunden mit Routinearbeit verbrannt
Ihr Team tippt dieselben Daten in mehrere Systeme. Im Mittelstand sind das 10–15 Stunden pro Person und Woche, die für Kunden fehlen.
lujo — Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung für den Mittelstand. Schluss mit Handarbeit.
Rechnungen, Reporting, Datentransfers, Freigaben: Was Ihr Team heute manuell macht, läuft morgen im Hintergrund. Protokolliert und DSGVO-konform.
10–15 h pro Person und WocheLückenlos protokolliertROI in 3–9 MonatenMVP in 4–8 Wochen
01 — Was kostet Stillstand?
Was kostet manuelle Arbeit, jeden Tag?
Wer manuell arbeitet, zahlt doppelt: einmal in Stunden, einmal in Fehlern. Vier Symptome, die Sie kennen — und die jede ROI-Rechnung erklärt.
02 — Kostenstelle
−1.200 € / MA
Fehlerkosten pro Jahr (TU Darmstadt)
Tippfehler werden zu Kostentreibern
Manuelle Abläufe sind fehleranfällig, und die Fehler fallen oft erst auf, wenn der Schaden da ist. Die TU Darmstadt beziffert die Fehlerkosten auf 1.200 € pro Mitarbeiter und Jahr.
03 — Kostenstelle
−23 %
Produktivitätsverlust durch fehlende Sichtbarkeit
Keine Transparenz über laufende Vorgänge
Wo steckt der Auftrag? Wer hat freigegeben? Ohne automatisierte Workflows verlieren Sie die Übersicht und Ihre Kunden die Geduld.
04 — Kostenstelle
+1 FTE
Zusatzkraft nötig — statt Automatisierung
Wachstum blockiert durch Kapazitätsgrenze
Mehr Aufträge bedeuten mehr Handarbeit. Neue Stellen lösen das nicht strukturell, Automatisierung schon.
02 — Lösungsbereiche
Sechs Bereiche, in denen ich Prozesse automatisiere.
Von der Belegerfassung bis zum Monitoring — typische Hebel, die ich in jedem zweiten Mittelstandsprojekt umsetze.
Dokumentenverarbeitung mit KI
Rechnungen, Verträge und Formulare automatisch erkennen und einpflegen, auch bei wechselnden Layouts. Bis zu 90 % weniger Handarbeit.
Aufwand−90 %
Datenintegration zwischen Systemen
ERP, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung: Datenabgleich ohne Copy-Paste. Eine Wahrheit für alle Systeme.
Datenqualität99,8 %
Reporting & Live-Dashboards
KPIs automatisch erfassen und live anzeigen. Statt stundenlanger Auswertungen sehen Sie Ihre Zahlen in Echtzeit.
Reporting-Zeit−95 %
Workflow- & Freigabeprozesse
Mehrstufige Freigaben und Genehmigungen, automatisch gesteuert. Kein Schritt geht vergessen.
Durchlaufzeit−70 %
E-Mail-Automatisierung
E-Mails automatisch klassifizieren und an die richtigen Empfänger routen, inklusive Erkennung dringender Fälle.
ReaktionszeitMinuten
Monitoring & Alerts
Systeme rund um die Uhr überwachen, Anomalien sofort melden. Aus Stunden Reaktionszeit werden Sekunden.
Verfügbarkeit99,9 %
Rechnet sich das bei Ihnen?In 30 Minuten sage ich Ihnen, wo der groesste Hebel liegt — kostenlos und ohne Pitch.
Kostenlose Prozessanalyse03 — Wirkung
Prozessautomatisierung in der Praxis.
Zwei Projekte, in denen genau das läuft — mit Namen und mit Zahlen aus der Case Study.
Live · Ergebnisseaktualisiert: heute
CARTOP›Werkstätten · Aufträge aus 3 Kanälen automatisch zugeordnet100%
Wetzel Werbegeschenke›Werbeartikel · Excel-Listen vollständig ersetzt0Listen
Einordnung
Digitale Prozessautomatisierung: Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Für digitale Prozessautomatisierung gibt es zwei Wege, und beide sind legitim. Der erste ist fertige Prozessautomatisierungs-Software: Werkzeuge wie Make, n8n oder Power Automate verbinden Systeme über vorgefertigte Konnektoren. Das geht schnell, kostet wenig in der Anschaffung und trägt überall dort, wo Ihr Ablauf dem Standard entspricht. Der zweite Weg ist eine eigene Entwicklung — sinnvoll, sobald Ihre Regeln vom Standard abweichen, mehrere Systeme ohne saubere Schnittstelle beteiligt sind oder das Datenvolumen den Konnektor-Tarif teurer macht als eine eigene Lösung.
Ich entscheide das nicht nach Vorliebe, sondern nach Rechnung. Im Prozess-Audit sehe ich mir an, wie oft ein Ablauf läuft, wie viele Ausnahmen er kennt und welche Systeme mitspielen müssen. Reicht ein Standardwerkzeug, sage ich Ihnen das — und richte es auf Wunsch ein, statt Ihnen ein Projekt zu verkaufen, das Sie nicht brauchen. Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Standardtool für die einfachen Strecken, Eigenentwicklung für den Kern, der Ihr Geschäft ausmacht.
Intelligente Prozessautomatisierung mit KI
Klassische Prozessautomatisierung braucht klare Regeln: wenn A, dann B. Sobald ein Ablauf mit unstrukturierten Eingaben beginnt — eine PDF-Rechnung in fremdem Layout, eine E-Mail in freiem Text, ein handschriftlicher Lieferschein — greift die Regel nicht mehr. Genau dort setzt intelligente Prozessautomatisierung an: Ein KI-Modell übernimmt den Teil, der Verständnis erfordert, und übergibt strukturierte Daten an die regelbasierte Strecke dahinter.
In der Praxis heißt das: Die KI liest den Beleg und erkennt Positionen, Beträge und Lieferant. Die Automatisierung prüft gegen die Bestellung, bucht und archiviert. Jedes Ergebnis bekommt einen Konfidenzwert; liegt er unter der Schwelle, geht der Vorgang an einen Menschen statt ins Blaue. So bleibt nachvollziehbar, was die Maschine entschieden hat und was nicht. KI-Prozessautomatisierung lohnt sich damit überall dort, wo heute jemand liest, sortiert und abtippt. Wo Ihre Daten bereits strukturiert vorliegen, brauchen Sie kein Modell — dann ist die einfache Automatisierung schneller, günstiger und robuster.
04 — So arbeite ich
Vier Schritte zur Automatisierung.
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb — strukturiert, planbar, mit Festpreis-Angebot nach Phase 02.
Phase 01 · Prozess-Audit1–2 Wochen
Schritt 01 von 04
Ich messe, bevor ich automatisiere.
Kostenloses Erstgespräch: Ich verstehe Ihre Abläufe und berechne das Einsparpotenzial. Auch wenn die Antwort lautet, dass es sich nicht rentiert.
Was Sie bekommen
✓Prozess-Audit (PDF, 15–25 Seiten)
✓ROI-Schätzung pro identifiziertem Hebel
✓Build-vs-Buy-Empfehlung
Phase 02 · Konzept1–2 Wochen
Schritt 02 von 04
Plan vor Code, Festpreis vor Start.
Architektur, Wireframes, Scope und Festpreis. Sie wissen ab Tag 1, was Sie bekommen und was es kostet.
Was Sie bekommen
✓Klickbarer Prototyp
✓Lastenheft & Systemarchitektur
✓Festpreis-Angebot mit Meilensteinen
Phase 03 · Entwicklung4–8 Wochen
Schritt 03 von 04
Wöchentliche Demo, kein Versteckspiel.
Ich baue in Wochen-Sprints. Sie sehen jede Woche live, was funktioniert, und geben Feedback.
Was Sie bekommen
✓Wöchentliche Live-Demo
✓Staging mit Echtdaten-Sample
✓Automatisierte Tests & CI/CD
Phase 04 · Launch & Betrieblaufend
Schritt 04 von 04
Go-Live ist erst der Anfang.
Deployment, Schulung, Monitoring und Betreuung. Bei Problemen reagiere ich am selben Tag, ohne Ticket-System.
Was Sie bekommen
✓Schulung & Übergabedokumentation
✓Monitoring & SLA-Support
✓Quartals-Review mit Optimierungsvorschlägen
Klingt nach Ihrem Ablauf?Schildern Sie mir Ihren Prozess. Sie bekommen eine ehrliche Einschaetzung, auch wenn sie gegen ein Projekt spricht.
Prozess schildern05 — FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung.
Sechs Antworten auf die Fragen, die ich am häufigsten höre.
Ein typisches Prozessautomatisierungs-Projekt im Mittelstand startet im mittleren vierstelligen Bereich. Komplexere Workflows mit mehreren Systemen und KI-Komponenten liegen im niedrigen fünfstelligen. Ich arbeite mit Festpreisen und transparenten Meilensteinen. Der Return on Investment erfolgt typischerweise innerhalb von 3–9 Monaten — also amortisiert sich das Projekt häufig noch im ersten Jahr.
Faustregel: Wiederkehrende, regelbasierte Abläufe mit hohem Zeitanteil. Klassiker im Mittelstand sind Rechnungsverarbeitung, Onboarding, Reporting, Datenabgleich zwischen Systemen, Freigabeprozesse und E-Mail-Klassifizierung. In der kostenlosen Prozessanalyse identifiziere ich die Bereiche, in denen digitale Prozessautomatisierung den größten ROI bringt — und auch die, in denen sich Aufwand nicht lohnt.
Ein erster automatisierter Workflow geht in 4–8 Wochen live. Ich arbeite in kurzen Sprints mit wöchentlicher Demo, sodass Sie früh Feedback geben können. Größere Programme mit mehreren Prozessen laufen iterativ über mehrere Monate — aber Sie sehen den ersten Mehrwert nicht erst am Ende, sondern Schritt für Schritt.
Ja. Ich baue Automatisierungen, die mit Ihren bestehenden Systemen sprechen — über APIs, Datenbanken oder, wenn nötig, robotergestützt (RPA). Es muss nichts umgebaut werden. Datev, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot und alle gängigen Branchenlösungen lassen sich anbinden.
Alle Lösungen werden DSGVO-konform entwickelt und auf europäischen Servern gehostet. Datenflüsse sind verschlüsselt, Zugriffe protokolliert, Berechtigungen rollenbasiert. Für regulierte Branchen (Steuerberatung, Heilberufe, Finanzen) liefere ich zusätzlich ein Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO und ein TOM-Konzept.
Jede Automatisierung läuft mit aktivem Monitoring und Alerts. Ausnahmen werden protokolliert und an einen menschlichen Bearbeiter eskaliert — die Automation überspielt also keine Fehler, sondern macht sie sichtbar. Im laufenden Betrieb adressiere ich Hänger noch am selben Tag, direkt mit dem Entwickler, ohne Ticket-System.
08 / Nächster Schritt
30 Minuten. Ehrliche Antwort. Kein Pitch.
Sie erzählen mir, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich Automatisierung lohnt — und auch, wenn sie es nicht tut. Danach wissen Sie mehr als vorher, egal wie Sie sich entscheiden.
- DSGVO-konform
- Made in Germany
- Antwort in 24 h