Ab wann Zapier und Make zu teuer werden — und was dann wirklich billiger ist

Fast jede Automatisierung im Mittelstand beginnt gleich: Jemand aus der Fachabteilung verbindet an einem Nachmittag den Onlineshop mit der Warenwirtschaft, spart damit zwei Stunden Abtipparbeit pro Tag und ist zu Recht stolz darauf. Das ist keine Bastelei, das ist die vernünftigste Art, mit einem Problem anzufangen — und ich rate regelmäßig genau dazu.

Der Bruch kommt später und selten spektakulär. Er kommt als Rechnung, die sich innerhalb eines Jahres verdreifacht hat, ohne dass jemand etwas geändert hätte — in der Rechnung weiter unten sind das über drei Jahre 6.356 EUR Unterschied, allein aus der Abrechnungsmechanik. Oder er kommt als Montagmorgen, an dem 200 Bestellungen nicht in der Warenwirtschaft stehen, weil ein Ablauf am Freitagabend in einen Fehler gelaufen und danach stehen geblieben ist.

Wer nach einer Zapier-Alternative sucht, sucht meistens eine von drei sehr verschiedenen Sachen: einen günstigeren Tarif, einen europäischen Serverstandort oder Prozesse, die nachts nicht stillschweigend stehen bleiben. Die drei Antworten fallen unterschiedlich aus — und die letzte ist die einzige, bei der eine Eigenentwicklung wirklich zwingend wird.

Wie rechnen Zapier, Make und n8n ab?

Der teuerste Irrtum in diesem Thema ist die Annahme, man zahle für Automatisierungen. Man zahlt für Ausführungen — und je nach Anbieter für sehr unterschiedlich geschnittene Ausführungen. Genau dort entsteht der Unterschied, der später die Rechnung erklärt.

Bei Zapier zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion als Task. Der Trigger ist frei, Hilfsschritte wie Filter, Paths, Formatter, Delay oder Looping sind es ebenfalls; fehlgeschlagene Schritte kosten nichts. Ein Beispiel aus Zapiers eigener Dokumentation zur Task-Zählung: Ein Ablauf mit einem Trigger und vier Aktionen, der 200-mal im Monat läuft, verbraucht 800 Tasks — und sprengt damit als einzelne Automatisierung bereits den Basistarif des Professional-Plans, der 750 Tasks enthält.

n8n macht es anders und zählt pro Durchlauf, unabhängig von der Zahl der Schritte. Derselbe Ablauf, dieselben 200 Läufe: 200 Executions statt 800 Tasks. Bei einem Workflow mit zehn Schritten und 1.000 Läufen stehen 1.000 Executions gegen 9.000 Tasks. Das ist kein Rabatt, das ist ein anderes Preismodell — und der Faktor entspricht der Zahl Ihrer kostenpflichtigen Aktionen.

Verbrauchswerte für einen Ablauf mit sechs kostenpflichtigen Aktionen bei 1.000 Vorgängen im Monat.

Zwei Details noch, die in Vergleichstabellen fast nie auftauchen. Erstens hat Make laut eigener Ankündigung zum 27. August 2025 die Abrechnungseinheit von Operations auf Credits umgestellt. Für gewöhnliche Module war das eine Umbenennung im Verhältnis 1:1 — für KI-Module und ausgeführten Code nicht: Dort rechnet Make nach Aufwand ab, ausgeführter Code etwa mit zwei Credits je Sekunde Laufzeit. Wer seine Automatisierungen seither um KI-Schritte erweitert hat, findet die Differenz auf der Rechnung, nicht in der Ankündigung.

Zweitens die Überschreitungsregel bei Zapier, die ich für den unangenehmsten Teil des Modells halte: Tasks über dem gebuchten Volumen werden mit dem 1,25-fachen Satz berechnet, gedeckelt beim Dreifachen Ihres Kontingents. Danach pausieren die Zaps bis zum nächsten Abrechnungszeitraum. Ihre Automatisierung hat also einen eingebauten Stillstand — und der tritt zuverlässig in dem Monat ein, in dem das Geschäft besonders gut läuft.

Wann wird Zapier zu teuer? Vier Signale

Der Wechselzeitpunkt lässt sich nicht an einer Zahl allein festmachen. Aber es gibt vier Signale, und wer zwei davon bei sich wiedererkennt, sollte rechnen:

Das zweite Signal ist das gefährlichste, weil es sich nicht meldet. Eine Plattform, die eine fehlgeschlagene Ausführung rot markiert und danach weitermacht, hat formal alles richtig gemacht. Ob jemand dieses Rot sieht, ist eine organisatorische Frage — und die Antwort lautet in kleinen Unternehmen fast immer: erst, wenn ein Kunde anruft.

Ist Zapier DSGVO-konform? Der Posten, der in keinem Tarif steht

Ja, Zapier und Make lassen sich DSGVO-konform einsetzen — aber nicht von selbst. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, einen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine tragfähige Grundlage für die Übermittlung in die USA; für Anbieter mit Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework ist die gegeben. Der Punkt, den ich in Bestandsaufnahmen am häufigsten neu erklären muss, ist ein anderer: Diese Plattformen leiten Daten nicht nur durch, sie speichern sie. Jeder Durchlauf landet mitsamt Inhalten in einer Ausführungshistorie — bei Zapier bis zu rund 60 Tage, bei Make standardmäßig etwa 30. Das ist bei der Fehlersuche hilfreich, betrifft aber eben auch Kundennamen, Adressen, Bestellpositionen und gelegentlich Dinge, von denen niemand wusste, dass sie in dem Feld stehen. Das ist Speicherung auf fremden Servern, und sie gehört in die Betrachtung.

Für gewöhnliche B2B-Stammdaten ist das handhabbar, und ich rate niemandem, deswegen ein funktionierendes Setup abzureißen. Aufwendig wird es an zwei Stellen: bei besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO und bei Berufsgeheimnisträgern nach § 203 StGB — Arztpraxen, Kanzleien, Steuerberatung. Unzulässig ist das nicht: Seit der Neuregelung des Geheimnisschutzes 2017 dürfen externe IT-Dienstleister ausdrücklich als mitwirkende Personen eingebunden werden. Aber nur bei Erforderlichkeit und mit ausdrücklicher Verpflichtung zur Geheimhaltung — und das ist Arbeit, die in der „in fünf Minuten eingerichtet"-Rechnung nie auftaucht.

Genau hier ist selbst gehostetes n8n die sauberste Antwort, weil die schwierigste Frage sich gar nicht mehr stellt: Läuft die Instanz auf einem Server in Deutschland, gibt es keine Übermittlung in ein Drittland, die begründet werden müsste, und die Ausführungshistorie liegt dort, wo auch Ihre übrigen Systeme liegen. Automatisch DSGVO-konform ist n8n damit nicht — Verzeichnis, Löschfristen und Rechtekonzept brauchen Sie weiterhin. Fairerweise gehört dazu: Make bietet inzwischen eine EU-Datenresidenz an, das Argument gilt also nicht mehr pauschal gegen jede Plattform. Was bei einer Eigenentwicklung an dieser Stelle zu beachten ist, habe ich im Beitrag zu DSGVO-konformer Softwareentwicklung ausführlicher beschrieben.

Was kosten die drei Wege über drei Jahre?

Ich rechne es an einem typischen Fall durch: Ein Onlineshop übergibt Bestellungen an die Warenwirtschaft, sechs kostenpflichtige Aktionen pro Bestellung. Drei Volumenstufen, drei Wege, Betrachtungszeitraum drei Jahre. Alle Annahmen stehen unter der Tabelle — Sie können jede davon durch Ihre eigene ersetzen und nachrechnen.

So ist gerechnet: sechs kostenpflichtige Aktionen pro Vorgang; kaufmännischer Vollkostensatz 45 EUR/Std.; 36 Monate. No-Code: Zapier-Professional-Tarif bei jährlicher Zahlung, umgerechnet 45 / 119 / 266 EUR im Monat für die 2.000er-, 10.000er- und 50.000er-Stufe, plus 1 / 2 / 3 Std. Betreuung im Monat. n8n selbst gehostet: 2.500 EUR einmalige Einrichtung, Server mit 25 / 45 / 65 EUR im Monat kalkuliert, plus 1 / 1,5 / 2 Std. Betreuung. Eigene Schnittstelle: 5.500 EUR Umsetzung — zwei Systeme mit dokumentierten APIs, also die Einstiegsstufe meines Preisrahmens von 4.000 bis 7.000 EUR —, dazu 40 / 50 / 60 EUR Betrieb im Monat und 1.000 / 1.200 / 1.500 EUR Wartung im Jahr. Bei monatlicher statt jährlicher Zahlung liegt die No-Code-Spalte rund ein Drittel höher. Die Tarife der Anbieter sind unterschiedlich gestaffelt — prüfen Sie Ihre eigene Rechnung, bevor Sie diese Zahlen übernehmen.

Die Tabelle zeigt drei Dinge. Erstens: In der untersten Stufe gibt es keinen vernünftigen Grund zu wechseln. Wer 300 Vorgänge im Monat automatisiert, zahlt bei der Plattform am wenigsten und bekommt Konnektoren, Wartung und Support geschenkt.

Zweitens liegt der Kipppunkt nicht bei einer runden Zahl, sondern an einer Tarifgrenze. Ausschlaggebend ist der Moment, in dem Ihr Verbrauch die nächste Stufe reißt: Der Tarif springt dann in einem Schritt, Ihr Geschäft wächst weiter in kleinen. Bei sechs Aktionen pro Vorgang liegt diese Grenze bei rund 800 bis 900 Vorgängen im Monat — dort überschreiten Sie die 5.000-Task-Stufe. Ab da ist selbst gehostetes n8n über drei Jahre günstiger als die Plattform, und der Abstand wächst mit jedem weiteren Sprung.

Drittens, und das geht in der Spalte „Günstigster" unter: Auf der obersten Stufe ist die programmierte Schnittstelle billiger als die Plattform. 12.160 gegen 14.436 EUR — 2.276 EUR weniger über drei Jahre, für eine Verbindung, die nicht pausiert, wenn das Geschäft besonders gut läuft, und die keinen doppelten Datensatz erzeugt, wenn eine API einmal nicht antwortet. Wer bei 4.000 Vorgängen im Monat glaubt, eine Eigenentwicklung sei die teure Option, zahlt diesen Aufpreis bereits — nur an jemand anderen.

Warum diese Rechnung die falsche Frage beantwortet

Wenn man rein nach Kosten entscheidet, gewinnt in zwei von drei Stufen dieselbe Option: eine selbst gehostete Plattform. Der Grund ist simpel — bei n8n in der Community Edition verschwindet die Verbrauchsabrechnung vollständig. Es bleiben ein Server und die Zeit für Updates und Störungen. Diese Kosten steigen nicht mit dem Volumen, sondern nur mit dem Betreuungsaufwand: Zwischen Stufe 1 und Stufe 3 verdreizehnfacht sich die Zahl der Vorgänge, die n8n-Kosten steigen dabei um gut 60 Prozent — bei der Plattform mehr als vervierfachen sie sich.

Das spricht gegen mein eigenes Angebot, und ich schreibe es trotzdem hin, weil es stimmt. Eine Schnittstelle programmieren zu lassen ist selten die Antwort auf eine zu hohe Rechnung. Wer nur sparen will, ist mit einer selbst gehosteten Plattform besser bedient.

Deshalb richte ich n8n auch ein, wenn das die richtige Antwort ist: Server in Deutschland, Einrichtung in ein bis zwei Tagen, Updates und Störungen auf meiner Seite. Wenn Ihre Rechnung wächst, aber nachts nichts Geschäftskritisches läuft, ist das der Weg — und ich sage Ihnen das im Gespräch genauso wie hier.

Die eigene Schnittstelle gewinnt an einer anderen Stelle, und die steht in keiner Kostentabelle: wenn ein Fehler Geld kostet. Ein doppelt ausgeführter Lauf, der eine zweite Buchung erzeugt. Ein Lieferschein, der ohne Reservierung des Lagerbestands rausgeht. Eine Preisberechnung mit Staffeln, Kundenrabatt und Mindestmenge, die niemand mehr in Kästchen abbilden kann.

Dafür gibt es erprobte Mittel: Ein Lauf, der zweimal startet, erzeugt trotzdem nur eine Buchung. Ein Ausfall setzt dort wieder an, wo er abgebrochen ist. Entweder wird alles geschrieben oder nichts. Und vor jeder Änderung sagt Ihnen ein Test, ob etwas kaputtgeht. In einem visuellen Editor sind diese Mittel entweder nicht vorgesehen oder nur mit einem Aufwand nachzubauen, der die Ersparnis wieder aufzehrt.

Bei CARTOP war genau das der Auslöser: Aufträge kamen über drei Kanäle herein — Instagram, Facebook und Website-Formulare — und wurden von Hand der zuständigen Werkstatt zugeordnet. Nicht die Plattformkosten waren das Problem, sondern die Aufträge, die in der Sortierung liegen blieben. Heute läuft die Zuordnung über eine programmierte Schnittstelle mit PLZ-basiertem Routing: 100 Prozent automatisch, kein manuelles Sortieren mehr.

Die richtige Frage lautet also nicht „Was kostet weniger?", sondern: Was passiert, wenn dieser Ablauf drei Tage lang falsch läuft, ohne dass es jemand merkt? Wenn die Antwort „ärgerlich" ist, bleiben Sie bei der Plattform. Wenn sie „das würden wir im Jahresabschluss sehen" ist, ist die Plattform der falsche Ort dafür. Wie sich solche Folgekosten sauber beziffern lassen, steht im Beitrag zum ROI der Prozessautomatisierung.

Welche Zapier-Alternative zu welchem Fall passt

In der Praxis gewinnt selten ein Weg allein. Der häufigste vernünftige Zustand ist eine Mischung: Die zwanzig kleinen Abläufe — Benachrichtigungen, Terminerinnerungen, ein Eintrag ins Tabellenblatt — bleiben auf der Plattform, wo sie in zehn Minuten geändert werden können. Der eine Prozess, an dem der Umsatz hängt, wird programmiert und überwacht. Wer alles über einen Kamm schert, zahlt entweder für Robustheit, die er nicht braucht, oder spart sie dort, wo sie zählt.

Umsteigen, ohne den Betrieb anzuhalten

Der häufigste Fehler beim Wechsel ist der Versuch, alles gleichzeitig zu ersetzen. Das erzeugt ein großes Projekt mit großem Risiko, obwohl der Nutzen an einem einzelnen Ablauf hängt. Nimmt man sich stattdessen nur den teuersten Ablauf vor, ist der Umstieg in fünf Wochen erledigt — und der laufende Betrieb steht dabei keinen Tag still.

Der zweite Schritt ist der wertvollste und wird fast immer übersprungen. Ein über Jahre gewachsenes Szenario enthält jeden Sonderfall, den die Realität dem Prozess beigebracht hat: den Kunden mit der abweichenden Rechnungsadresse, die Artikelnummer mit dem Sonderzeichen, den Feiertag, an dem die Warenwirtschaft nicht antwortet. Diese Fälle stehen in keinem Lastenheft. Sie stehen in den Verzweigungen, die jemand nachträglich eingebaut hat — und sie sind bares Geld wert, wenn man sie vor dem Neubau ausliest statt danach zu entdecken.

6 Fragen für den Selbsttest

Wenn Sie einordnen wollen, wo Sie stehen, beantworten Sie diese sechs Fragen — am besten mit der Person zusammen, die die Abläufe tatsächlich gebaut hat:

Wenn Sie bei Frage 1 keine Zahl nennen können, fangen Sie dort an — ohne sie ist jeder Vergleich Bauchgefühl. Bleiben Sie bei Frage 3 oder 4 hängen, haben Sie kein Kostenproblem, sondern ein Betriebsrisiko. Und wenn Frage 6 mit einem Namen beantwortet wird statt mit einer Dokumentation, ist das unabhängig von der Technik das dringendere Thema.

Fazit: Erst rechnen, dann wechseln — und nicht immer zu mir

No-Code-Automatisierung ist eine der besten Entwicklungen der letzten Jahre für den Mittelstand. Sie hat Abläufe automatisierbar gemacht, für die früher niemand ein Budget bekommen hätte, und sie ist in der Mehrzahl der Fälle die richtige Wahl — auch dann noch, wenn die Rechnung leicht wächst.

Was sie nicht ist: ein Fundament für Prozesse, bei denen ein stiller Fehler drei Tage lang Geld kostet. Die Grenze verläuft nicht bei einer bestimmten Zahl von Aktionen, sondern bei der Frage, was ein Ausfall anrichtet. Wer sie ehrlich beantwortet, kommt in den meisten Fällen zu einer selbst gehosteten Plattform und in wenigen, dafür gewichtigen Fällen zu einer programmierten Verbindung.

Wie so ein Projekt bei mir abläuft und was es kostet, steht auf der Seite zur Schnittstellenentwicklung.

Häufig gestellte Fragen

Ab welchem Volumen wird Zapier zu teuer?

Nicht bei einer runden Zahl, sondern an einer Tarifgrenze. Ausschlaggebend ist der Moment, in dem Ihr Verbrauch die nächste Stufe reißt: Der Tarif springt dann in einem Schritt, Ihr Geschäft wächst weiter in kleinen. Bei sechs kostenpflichtigen Aktionen pro Vorgang liegt diese Grenze bei rund 800 bis 900 Vorgängen im Monat — dort überschreiten Sie die 5.000-Task-Stufe, und ab da ist selbst gehostetes n8n über drei Jahre günstiger. Darunter zahlen Sie bei der Plattform am wenigsten und bekommen Konnektoren, Wartung und Support geschenkt.

Ist Zapier DSGVO-konform einsetzbar?

Ja, aber nicht von selbst. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, einen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine tragfähige Grundlage für die Übermittlung in die USA — für Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, ist das gegeben. Der Punkt, der in Projekten regelmäßig übersehen wird, ist ein anderer: Diese Plattformen leiten Daten nicht nur durch, sie speichern sie. Zapier hält Durchlaufdaten in der Zap-Historie bis zu rund 60 Tage vor, Make die Szenario-Historie standardmäßig etwa 30 Tage — jeweils mitsamt Inhalten. Für gewöhnliche B2B-Stammdaten ist das handhabbar. Bei besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO und bei Berufsgeheimnisträgern nach § 203 StGB wird es aufwendig und an Bedingungen geknüpft: Seit der Neuregelung 2017 dürfen externe IT-Dienstleister als mitwirkende Personen eingebunden werden, aber nur bei Erforderlichkeit und mit ausdrücklicher Verpflichtung zur Geheimhaltung.

Ist n8n DSGVO-konform?

Selbst gehostet ist n8n die sauberste Antwort auf diese Frage, weil sie sich in ihrem schwierigsten Teil gar nicht mehr stellt: Läuft die Instanz auf einem Server in Deutschland, gibt es keine Übermittlung in ein Drittland, die begründet werden müsste. Automatisch DSGVO-konform ist damit trotzdem nichts — Sie brauchen weiterhin ein Verarbeitungsverzeichnis, Löschfristen für die Ausführungshistorie, ein Rechtekonzept und einen Server, der gepflegt wird. Der Unterschied ist, dass alle diese Punkte in Ihrer Hand liegen statt in den Nutzungsbedingungen eines Anbieters. Fairerweise: Auch Make bietet inzwischen eine EU-Datenresidenz an, das Argument gilt also nicht mehr pauschal gegen jede Plattform.

Was kostet es, eine Schnittstelle programmieren zu lassen?

Für eine klar umrissene Verbindung zwischen zwei Systemen mit dokumentierten APIs liegen die Kosten bei mir zwischen 4.000 und 7.000 EUR. Kommen Zuordnungsregeln mit Fachlogik oder eine Zwischenspeicherung dazu, sind es 7.000 bis 15.000 EUR. Bei mehreren Systemen, bidirektionalen Verbindungen mit Konfliktauflösung oder Altsystemen ohne brauchbare API, für die zuerst ein Adapter entstehen muss, liegt der Rahmen bei 15.000 bis 30.000 EUR. Dazu kommt der laufende Betrieb: Hosting und Überwachung in der Größenordnung von 40 bis 60 EUR im Monat, plus ein Wartungsbudget von etwa 1.000 bis 1.500 EUR im Jahr für Änderungen an den angebundenen Systemen. Der Quellcode gehört Ihnen, unbeschränkt und ohne Lizenzgebühr, und das Hosting läuft auf einem Server, auf den Sie Zugriff haben. Wenn Sie die Wartung später intern übernehmen oder an jemand anderen geben wollen, ist das eine Übergabe, keine Ablösesumme.

Wie lange dauert der Umstieg, und was passiert mit den bestehenden Szenarien?

Für einen einzelnen Ablauf rechne ich mit fünf Wochen, von denen bei Ihnen drei bis fünf Tage anfallen — vor allem für Rückfragen zu Sonderfällen und für den Abgleich im Parallelbetrieb. Ihre bestehenden Szenarien bleiben dabei die ganze Zeit aktiv und werden erst deaktiviert, wenn die neue Verbindung nachweislich dasselbe Ergebnis liefert. Gelöscht wird gar nichts: Ein über Jahre gewachsenes Szenario ist die einzige vollständige Dokumentation Ihres Prozesses, die es gibt. Ich lese es vor dem Neubau aus, statt Sonderfälle später im Produktivbetrieb zu entdecken. Und der Rest Ihrer Automatisierungen darf bleiben, wo er ist — es gibt keinen Grund, zwanzig funktionierende Kleinigkeiten anzufassen, weil ein großer Ablauf umzieht.

Sie sind eine Person. Was passiert, wenn Sie ausfallen?

Die Frage ist berechtigt, und es ist dieselbe, die ich Ihnen in Frage 6 des Selbsttests stelle. Meine Antwort: Der Code liegt in Ihrem Repository, nicht in meinem. Jede Schnittstelle bekommt eine Betriebsdokumentation, aus der ein anderer Entwickler den Ablauf nachvollziehen kann, und automatisierte Tests, die zeigen, ob eine Änderung etwas kaputt gemacht hat. Genau das ist der Unterschied zu einem gewachsenen No-Code-Szenario, das nur die Person versteht, die es gebaut hat. Sie kaufen nicht meine Verfügbarkeit, Sie kaufen eine übergabefähige Lösung.

Was passiert, wenn sich eine angebundene API ändert?

Diese Frage entscheidet über die laufenden Kosten, und sie wird beim Vergleich fast nie gestellt. Bei einer No-Code-Plattform pflegt der Anbieter den Konnektor — solange er den betreffenden Dienst unterstützt und solange er ihn weiter unterstützen will. Fällt ein Konnektor weg oder ändert ein Hersteller sein Datenmodell, sitzen Sie vor einem Szenario, das nur noch Fehler meldet, und können nichts weiter tun als warten. Bei einer eigenen Schnittstelle tragen Sie die Anpassung selbst, dafür kennt sie jemand und kann sie ändern. Beide Wege kosten Geld, wenn sich etwas ändert. Der Unterschied ist, ob Sie warten müssen oder handeln können.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 03. September 2026 wieder. Tarife und Abrechnungsmodelle der genannten Anbieter ändern sich häufig — prüfen Sie die aktuellen Konditionen, bevor Sie auf Basis dieser Zahlen entscheiden. Die Ausführungen zum Datenschutz sind eine fachliche Einordnung und ersetzen keine Rechtsberatung.