lujo — KI-Automatisierung Karlsruhe
Ihr Team tippt Belege ab, sortiert Mails und überträgt Anfragen von Hand ins ERP? Ich baue die KI-Automatisierung, die genau diesen Schritt übernimmt — angebunden an Ihre bestehenden Programme und mit Ihren echten Daten getestet, bevor Sie einen Festpreis zusagen.
In der TechnologieRegion wird viel über KI gesprochen. Im Betrieb kommt davon oft wenig an — aus immer denselben Gründen.
Jede Rechnung, jede Bestellmail geht einmal durch Menschenhände — ein paar Minuten pro Vorgang, jeden Tag. Rechnen Sie Ihre Belege pro Monat mal fünf Minuten: Das ist die Zeit, die heute niemandem für Kunden bleibt.
Jeder im Team hat einen ChatGPT-Zugang, aber der Ablauf ist derselbe wie vorher: Text rauskopieren, Antwort reinkopieren, von Hand ins ERP übertragen. Gespart wird dabei wenig — und Kundendaten landen in einem Chatfenster.
Die Demo auf zehn Beispielbelegen war beeindruckend. Am echten Posteingang mit Faxen, Fotos und Sonderfällen fällt sie um, und niemand hat eingeplant, was mit den unsicheren Fällen passiert.
Eine neue Plattform, ein weiteres Login, ein eigener Datenbestand. Wenn die KI-Lösung nicht dort ankommt, wo gearbeitet wird, nutzt sie nach drei Monaten niemand mehr.
Gemeinsamer Nenner: Ein Mensch liest etwas Unstrukturiertes und überträgt es in eine feste Form. Genau diesen Schritt übernimmt die KI — mit Prüfliste für alles, was sie nicht sicher erkennt.
PDF, Scan oder Foto: Lieferant, Beträge, Positionen und Kostenstelle werden ausgelesen und als fertiger Buchungsvorschlag an Ihre Buchhaltung oder DATEV übergeben. Ihre Buchhaltung prüft nur noch, statt zu tippen.
Eingehende Mails nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortieren, Anhänge ablegen, bei Standardfragen einen Antwortentwurf vorbereiten. Abgeschickt wird erst nach Freigabe durch Ihr Team.
Bestellungen per Mail, Anfrageformulare, Leistungsverzeichnisse: Die Positionen landen strukturiert im ERP oder als Angebotsentwurf. Aus einer Stunde Abtippen wird ein kurzer Blick zur Kontrolle.
Handbücher, Verträge, Prüfberichte, alte Projektakten: Mitarbeiter stellen eine Frage und bekommen die Antwort mit Quellenangabe — aus Ihren Dokumenten, nicht aus dem Internet. Das Wissen hängt nicht mehr an einer Person.
Lieferschein gegen Bestellung, Rechnung gegen Auftrag: Abweichungen bei Menge, Preis oder Artikel werden markiert, bevor sie jemand bezahlt oder einbucht.
Sie haben bereits eine eigene Anwendung? Dann baue ich die KI-Funktion direkt dort ein — ohne zweites System daneben.
Welcher Schritt kostet bei Ihnen die meiste Zeit?Erzählen Sie mir, wo heute abgetippt und sortiert wird. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft.
Einsparpotenzial einschätzen lassenUnter „KI-Automatisierung" wird viel verkauft: Chatbot-Baukästen, Copilot-Lizenzen, Workshops. Ich meine damit etwas Engeres. Eine Automatisierung ist bei mir ein Programm, das einen Schritt in Ihrem Ablauf vollständig übernimmt — vom Eingang bis zum fertigen Datensatz in Ihrem System. Das Sprachmodell ist darin ein Baustein, der das Lesen und Einordnen erledigt. Der Rest ist Softwareentwicklung: Schnittstellen, Prüfregeln, Protokoll, Fehlerbehandlung.
Genau dieser Rest entscheidet, ob Sie sich im Alltag darauf verlassen können. Deshalb baue ich ihn mit, statt ein Werkzeug zu übergeben und Ihnen die Anbindung zu überlassen. Wie das mit Ihren bestehenden Programmen zusammenspielt, steht unter Schnittstellen; wie ich KI grundsätzlich einsetze, unter KI-Lösungen. Haben Sie schon eine eigene Anwendung, geht es unter Individualsoftware weiter.
Ich bin Nico Gensheimer und entwickle seit 2015 Software für den Mittelstand. Wer in Karlsruhe nach einer KI-Agentur sucht, landet bei mir nicht bei einem Vertriebsteam, sondern direkt beim Entwickler, der die Automatisierung baut und später auch betreut. Mein Büro liegt in Wörth am Rhein, auf der anderen Rheinseite — nach Karlsruhe, Rheinstetten oder Ettlingen sind es rund zwanzig Minuten, nach Stutensee und Bruchsal etwas mehr.
Das ist mehr als ein Detail: Wie ein Ablauf wirklich aussieht, zeigt sich erst am Schreibtisch, nicht im Video-Call. In Karlsruhe habe ich unter anderem das Vergünstigungsportal des Karlsruher Passes entwickelt. Mehr über mich unter Über mich, alles zu Individualsoftware in der Region unter lujo in Karlsruhe.
Vier Schritte. Nach dem zweiten entscheiden Sie mit echten Ergebnissen, ob es weitergeht.
Bei Ihnen im Unternehmen, am Schreibtisch der Leute, die den Ablauf täglich machen. Danach wissen Sie, welcher Schritt sich lohnt, was er ungefähr kostet — und ob KI überhaupt nötig ist.
Ich baue einen schlanken Prototyp und lasse ihn auf echte Belege, Mails oder Anfragen aus Ihrem Alltag los. Sie sehen die Trefferquote schwarz auf weiß. Reicht sie nicht, hören wir hier auf.
Anbindung an ERP, Buchhaltung, Postfach oder DMS, eine Prüfliste für unsichere Fälle, ein Protokoll über jede Entscheidung. Jede Woche eine Demo am laufenden System.
Ich beobachte Trefferquote und laufende Kosten, tausche das Modell, wenn ein besseres oder günstigeres verfügbar ist, und passe an, wenn sich Ihre Belege ändern. Direkter Draht, kein Ticket-System.
Erst der Beweis, dann der Preis.Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich ein Prototyp mit Ihren echten Daten lohnt und was er kostet.
Machbarkeit prüfen lassenWas Karlsruher Unternehmen vor dem ersten Gespräch meistens wissen wollen.
Eine erste produktive Automatisierung — etwa Eingangsrechnungen auslesen oder das Postfach vorsortieren — liegt zwischen 5.000 und 12.000 Euro. Abläufe über mehrere Systeme mit eigener Prüflogik liegen zwischen 20.000 und 50.000 Euro. Den Festpreis nenne ich, nachdem der Prototyp mit Ihren echten Daten funktioniert hat. Die laufenden Kosten für die Modellaufrufe liegen pro Vorgang meist im Cent-Bereich.
Mit KI-Optimierung ist meist gemeint, einen bestehenden Ablauf schneller und fehlerärmer zu machen. Bei mir heißt das konkret: Ich automatisiere den Schritt, der heute die meiste Handarbeit kostet. Die Optimierung ist das Ergebnis, kein separates Beratungsprojekt.
Nein. Lizenzen einrichten, Mitarbeiter schulen und Prompt-Richtlinien schreiben machen andere besser als ich. Ich baue die Automatisierung selbst: ein Programm, das einen bestimmten Schritt in Ihrem Ablauf übernimmt und dafür ein Sprachmodell nutzt. Ihre Mitarbeiter müssen dafür kein KI-Werkzeug bedienen — das Ergebnis landet im System, mit dem sie ohnehin arbeiten.
Ja. Mein Büro liegt Am Rehpfad 1 in 76744 Wörth am Rhein, rund zwanzig Minuten von der Karlsruher Innenstadt. Für das Erstgespräch, die Aufnahme der Abläufe und die Meilensteine komme ich zu Ihnen ins Unternehmen — in Karlsruhe, Ettlingen, Rheinstetten, Stutensee oder Bruchsal. Dazwischen läuft die Abstimmung per Video-Call.
In den meisten Fällen nicht. Die Automatisierung hängt sich über die Schnittstellen an Ihr ERP, Ihre Buchhaltung, Ihr Postfach oder Ihr Dokumentenmanagement. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen — nur ist der Beleg dort schon ausgefüllt und die Anfrage schon zugeordnet.
In EU-Rechenzentren — etwa über Azure OpenAI mit EU-Datengrenze oder bei europäischen Anbietern wie Mistral. Sollen die Daten Ihr Haus gar nicht verlassen, läuft ein Modell auf Ihren eigenen Servern. Welche Variante passt, entscheiden wir gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Jede Verarbeitung ist dokumentiert, auch mit Blick auf den EU AI Act.
Nein, und oft ist es ohne besser. Wenn Daten schon sauber strukturiert vorliegen, reicht eine klassische Automatisierung — günstiger im Betrieb und ohne Lesefehler. KI lohnt sich dort, wo heute ein Mensch lesen und einordnen muss: freie Texte, wechselnde Belegformate, E-Mails. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.
Wo KI im Mittelstand trägt, was rechtlich gilt und wie man Abläufe überhaupt automatisiert.
Sie erzählen mir, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich Automatisierung lohnt — und auch, wenn sie es nicht tut. Danach wissen Sie mehr als vorher, egal wie Sie sich entscheiden.