KI-gestützte Belegverarbeitung für eine Steuerberatung
Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Belege werden automatisch erfasst, klassifiziert und an das DATEV-System übergeben — die Steuerberatung spart 15 Stunden pro Woche.
Ausgangslage
Die Herausforderung
Das Steuerberatungsbüro wuchs schnell — doch die manuelle Dokumentenverarbeitung skalierte nicht mit. Drei Kernprobleme blockierten die Effizienz.
Manuelle Dateneingabe als Flaschenhals
Buchhalter verbrachten täglich mehrere Stunden damit, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege manuell abzutippen. Tippfehler führten zu Korrekturrunden und verzögerten Monatsabschlüsse.
Heterogene Dokumentenformate
Das Büro erhielt Dokumente in über 40 verschiedenen Layouts — PDFs, gescannte Papierbelege, E-Mail-Anhänge. Eine einheitliche Verarbeitung war manuell kaum möglich.
Skalierung ohne Neueinstellungen
Wachsende Mandantenzahl bei gleichbleibender Teamgröße: Das Büro musste den Durchsatz verdreifachen, ohne zusätzliche Buchhaltungskräfte einzustellen.
Was ich gebaut habe
Die Lösung
Eine vollständig automatisierte KI-Pipeline — vom Eingang des Dokuments bis zur fertigen Buchung im DATEV-System.
Intelligente OCR-Pipeline
Eingehende Dokumente werden automatisch vorverarbeitet, deskewed und mit einer kombinierten OCR-Engine (Tesseract + proprietäres Modell) in maschinenlesbaren Text umgewandelt — auch bei schlechter Scanqualität.
NLP-gestützte Klassifizierung
Ein trainiertes Klassifizierungsmodell erkennt Dokumententyp, Absender und relevante Felder (Datum, Betrag, Steuernummer) zuverlässig — selbst bei unbekannten Layouts lernt das Modell kontinuierlich dazu.
Regelbasierte Validierung & Buchhaltungsintegration
Extrahierte Daten werden gegen Plausibilitätsregeln geprüft und direkt ins DATEV-System übertragen. Nur Dokumente mit niedriger Konfidenz landen zur manuellen Prüfung in der Nachbearbeitungsqueue.
Messbare Resultate
Ergebnisse nach 3 Monaten
Die Zahlen sprechen für sich — und das Büro verarbeitet heute doppelt so viele Mandanten mit demselben Team.
85 %
Zeitersparnis
bei der Dokumentenverarbeitung
95 %
Erkennungsgenauigkeit
bei allen Dokumententypen
12×
Durchsatz
mehr Dokumente pro Stunde
< 2 s
Verarbeitungszeit
pro Dokument
Technologie
Eingesetzter Tech-Stack
30 Minuten.
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